Een verkoopactie organiseren is één ding. Maar zodra de eerste bestellingen binnenkomen, begint het echte administratieve werk.
Wie heeft wat besteld? Wie heeft al betaald? Welke bestellingen horen bij welke leerling of speler? Hoeveel moet je uiteindelijk bestellen? En hoe maak je daar achteraf een overzichtelijke afhaallijst van?
Met het juiste bestelsysteem kun je jezelf heel wat werk besparen.
Maar heb je daarvoor een volledige webshop nodig? Of volstaat een eenvoudig online formulier?
Begin bij jullie eigen verkoopactie
Er bestaat niet één systeem dat voor iedere school, club of vereniging het beste werkt.
Een kleine jeugdbeweging die 150 bestellingen verwacht, heeft andere noden dan een school waar honderden gezinnen deelnemen.
Stel daarom eerst een paar praktische vragen:
Hoeveel bestellingen verwachten we?
Bestellen supporters rechtstreeks of verzamelen leerlingen en leden bestellingen?
Willen we online betalingen ontvangen?
Wie gaat de bestellingen verwerken?
Moeten we achteraf gemakkelijk kunnen sorteren per klas, ploeg of verkoper?
Organiseren we vaker verkoopacties?
Daarna kun je veel gerichter een systeem kiezen.
Welke gegevens vraag je op je bestelformulier?
Hou je formulier zo eenvoudig mogelijk, maar verzamel wel alles wat je later nodig hebt.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Naam en voornaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Product en aantal
- Naam van leerling, lid of verkoper
- Klas, ploeg of groep indien relevant
- Betaalwijze
- Eventuele praktische opmerkingen
Vraag niet méér informatie dan nodig.
Ieder extra veld maakt je formulier langer én geeft je achteraf meer gegevens om te verwerken.
Denk vooral vooruit: welke informatie heb je nodig op het moment dat honderden bestellingen verdeeld moeten worden?
Google Forms: eenvoudig en gratis starten
Voor een relatief eenvoudige verkoopactie kan Google Forms voldoende zijn.
Je maakt een online formulier, deelt de link of QR-code en iedere inzending wordt automatisch verzameld.
Dat maakt het laagdrempelig en goedkoop.
Het nadeel is dat er achteraf vaak nog behoorlijk wat manuele verwerking nodig is.
Zeker wanneer betalingen apart gebeuren, moet je goed controleren of de gegevens uit het formulier overeenkomen met de ontvangen betalingen.
Google Forms is daarom vooral interessant wanneer jullie actie overzichtelijk blijft en iemand binnen het team handig is met spreadsheets.
Jotform: iets meer mogelijkheden in je formulier
Jotform werkt eveneens met digitale formulieren, maar biedt meer mogelijkheden om een echt bestelformulier op te bouwen.
Je kunt bijvoorbeeld gemakkelijker berekeningen toevoegen zodat het totaalbedrag automatisch wordt berekend.
Dat maakt het gebruiksvriendelijker wanneer je verschillende producten of aantallen aanbiedt.
Hou er wel rekening mee dat uitgebreidere functies, grotere aantallen inzendingen en online betalingen afhankelijk van het gekozen pakket betalend kunnen zijn.
Bekijk dus vooraf goed wat jullie nodig hebben.
Trooper: bestellingen en betalingen meer centraal beheren
Wil je liever niet zelf met verschillende formulieren, bestanden en betalingen werken?
Dan kan een platform zoals Trooper interessant zijn.
Je kunt producten en prijzen instellen en supporters via een meer webshopachtige omgeving laten bestellen. Bestellingen en online betalingen worden zo centraler beheerd.
Dat kan vooral bij grotere acties heel wat administratief werk besparen.
Daar staat tegenover dat zo'n platform verwerkingskosten kan aanrekenen.
Vergelijk dus niet alleen wat een systeem kost, maar ook hoeveel tijd het jullie bespaart.
Een eigen webshop: interessant als je vaker verkoopt
Organiseren jullie meerdere verkoopacties per jaar? Of hebben jullie iemand in de vereniging die technisch sterk is?
Dan kan een eigen webshop interessant worden. Denk hiervoor aan platformen als Shopify of Shop.
Je kunt de volledige flow afstemmen op jullie werking en later opnieuw gebruiken voor andere verkoopacties, evenementen of inschrijvingen.
Online betalingen kunnen bijvoorbeeld via een betaalprovider geïntegreerd worden.
Een eigen webshop vraagt natuurlijk meer voorbereiding en technisch beheer. Voor één kleine actie is dat meestal niet nodig.
Voor een organisatie die regelmatig verkoopt, kan die investering op langere termijn wel interessant zijn.
Maak bestellen zo eenvoudig mogelijk
Welk systeem je ook kiest: de supporter mag niet moeten zoeken.
Gebruik één duidelijke bestellink en maak daarvan een QR-code.
Zet die op:
jullie flyer;
affiches;
e-mails;
sociale media;
WhatsApp-berichten;
het school- of clubplatform.
Hoe minder stappen iemand moet doorlopen tussen “ik wil jullie steunen” en “mijn bestelling is geplaatst”, hoe beter.
Laat verkopers bestellingen bundelen
Niet iedere supporter hoeft noodzakelijk rechtstreeks bij jullie organisatie te bestellen.
Een leerling, speler of lid kan ook bestellingen verzamelen bij oma, buren, collega's en vrienden en die vervolgens als één bestelling doorgeven.
Dat heeft een belangrijk voordeel bij de verdeling.
In plaats van vijf afzonderlijke supporters te ontvangen, geef je één gebundelde bestelling mee aan de verkoper. Die verdeelt ze daarna zelf verder.
Denk dus al bij het opzetten van je formulier na over hoe je later wilt verdelen.
Betaling ontvangen is niet hetzelfde als een bestelling ontvangen
Dit is een kleine maar belangrijke controle.
Iemand kan geld overschrijven en vergeten het bestelformulier in te vullen.
Of andersom: iemand vult zijn bestelling netjes in, maar vergeet te betalen.
Controleer vóór je de definitieve bestelling bij je leverancier plaatst daarom altijd:
bestelformulieren ↔ betalingen
En voorzie na het afsluiten van de verkoopactie voldoende tijd om die controle te doen.
Laat bij een grote actie liefst twee of drie mensen meekijken voor je de finale aantallen doorgeeft.
Denk vooraf al aan je afhaallijsten
Een goed bestelsysteem maakt niet alleen bestellen gemakkelijker.
Het moet ook de verdeling eenvoudiger maken.
Kun je achteraf gemakkelijk sorteren op:
- naam?
- bestelnummer?
- klas?
- ploeg?
- verkoper?
Dan kun je uit dezelfde gegevens later verschillende afhaallijsten maken.
Bij grote acties werken we bijvoorbeeld graag met één lijst op naam én één lijst op bestelnummer.
Je merkt hier waarom een veld zoals “klas” of “ploeg” bij de start misschien overbodig lijkt, maar bij de verdeling plots heel handig wordt.
En ja: AI kan je hier ondertussen ook bij helpen
Je hoeft geen IT'er te zijn om een goed bestelsysteem op te zetten.
Een AI-assistent zoals ChatGPT kan je bijvoorbeeld helpen om vooraf te bepalen welke velden je nodig hebt.
Geef de basisinformatie van je actie door:
wat jullie verkopen
hoeveel producten je aanbiedt
hoe mensen betalen
of je per klas, ploeg of verkoper wilt sorteren
hoe de afhaling verloopt
Vraag vervolgens bijvoorbeeld:
“Welke velden moet mijn online bestelformulier bevatten om deze verkoopactie achteraf gemakkelijk te kunnen verwerken?”
Zo kun je eerst de structuur uitdenken en daarna je formulier bouwen in het systeem dat je gekozen hebt.
Gebruik AI ook voor je communicatie
Eén keer alle praktische informatie verzamelen kan meteen de basis vormen voor bijna je volledige communicatie.
Je kunt AI bijvoorbeeld vragen om op basis van dezelfde informatie:
een e-mail voor de start te schrijven;
een korte WhatsApp-tekst te maken;
een socialmediapost op te stellen;
een reminder voor halfweg te schrijven;
een “laatste kans”-bericht te maken;
een herinnering voor het afhaalmoment te formuleren;
een bedankbericht na afloop te schrijven.
Zo hoef je niet iedere communicatie opnieuw van nul te beginnen.
Controleer natuurlijk altijd zelf of data, prijzen, links en praktische informatie correct zijn vóór je iets verstuurt.
Ook bij de verwerking kan AI handig zijn
Na afloop kun je de gegevens uit veel systemen exporteren naar Excel of CSV.
Ook daar kan AI helpen om na te denken over een efficiënte verwerking.
Bijvoorbeeld:
“Hoe groepeer ik deze bestellingen per klas?”
“Welke Excel-formule gebruik ik om het totale aantal per product te berekenen?”
“Hoe maak ik uit deze tabel een afhaallijst gesorteerd op naam?”
“Hoe controleer ik of er dubbele bestellingen in mijn bestand staan?”
Dat kan vooral handig zijn wanneer je zelf niet dagelijks met spreadsheets werkt.
Let wel op met persoonsgegevens
Een export van een verkoopactie kan namen, e-mailadressen, telefoonnummers en betalingsinformatie bevatten.
Upload zulke gegevens niet zomaar naar eender welke AI-tool.
Voor veel hulp heb je de persoonsgegevens bovendien helemaal niet nodig.
Wil je bijvoorbeeld weten hoe je een formule maakt om aantallen op te tellen? Dan volstaat een fictief voorbeeld met kolomnamen.
Gebruik AI dus vooral voor structuur, formules, teksten en werkwijzen, en ga zorgvuldig om met de gegevens van jullie supporters.
Welk systeem kies je nu?
Voor een kleine, eenvoudige actie kan een gratis formulier al voldoende zijn.
Wordt de actie groter en wil je meer automatiseren? Dan kunnen uitgebreidere formulieren of een verkoopplatform interessant worden.
Organiseren jullie regelmatig acties? Dan kan een eigen webshop op termijn het overwegen waard zijn.
De belangrijkste vraag is uiteindelijk niet welk systeem de meeste functies heeft.
Maar:
welk systeem maakt het voor jullie supporters gemakkelijk om te bestellen én voor jullie team gemakkelijk om alles achteraf correct te verwerken?
Denk daarbij meteen aan het volledige traject:
bestellen → betalen → controleren → bestellen bij leverancier → sorteren → afhalen
Als die flow goed zit, heb je tijdens de rest van je verkoopactie een pak minder administratie.
Op Boloverkoop vind je alle praktische informatie om jullie actie te organiseren én communicatiemateriaal en tips om jullie verkoop een extra boost te geven.