De verkoopactie is afgelopen, alle bestellingen zijn verzameld en jullie levering komt eraan.
Dan volgt nog één belangrijke stap: alles bij de juiste mensen krijgen.
Bij enkele tientallen bestellingen lukt dat meestal vrij eenvoudig. Maar wanneer honderden producten op een paar uur tijd verdeeld moeten worden, kan een slecht voorbereid afhaalmoment behoorlijk chaotisch worden.
Gelukkig zit het verschil vooral in de voorbereiding.
Denk al vóór de verkoopactie na over jullie verdeelpunt
Een vlot afhaalmoment begint eigenlijk al vóór jullie eerste product verkocht is.
Kies vooraf waar de bestellingen verdeeld zullen worden en bekijk of die locatie praktisch geschikt is.
Hebben jullie voldoende tafels? Is er voldoende ruimte? Kun je een aparte in- en uitgang voorzien zodat mensen elkaar niet voortdurend kruisen? Is er koeling nodig voor de producten die jullie verkopen?
Denk ook na over parkeren en laden. Mensen die een grote bestelling komen ophalen, moeten gemakkelijk tot bij het verdeelpunt kunnen raken.
Hoe groter jullie actie, hoe belangrijker die praktische keuzes worden.
Plan voldoende tijd tussen levering en afhaling
Laat de eerste supporters niet arriveren op hetzelfde moment als de vrachtwagen.
Voorzie voldoende tijd om de levering te ontvangen, te controleren en alle bestellingen te sorteren vóór de afhaling begint.
Bij een grote actie kan het zelfs interessant zijn om de levering de dag voordien te plannen, op voorwaarde dat jullie de producten correct kunnen bewaren.
Zo kun je alles rustig voorbereiden in plaats van te sorteren terwijl de eerste mensen al staan te wachten.
Krijgen jullie de bestelling geleverd? Bereid ook dat moment voor
Vraag vooraf wanneer de levering ongeveer verwacht wordt.
Indien mogelijk vraag je ook een track & trace of spreek je af dat de chauffeur bijvoorbeeld 30 minuten vóór aankomst even belt.
Zorg dat er aan jullie leveradres voldoende plaats is voor de vrachtwagen om te parkeren en veilig te lossen.
En voorzie helpende handen.
Een grote levering snel lossen en daarna pas beginnen sorteren gaat veel vlotter wanneer voldoende mensen klaarstaan.
Halen jullie zelf een grote bestelling af? Denk aan het volume
Ook dit wordt gemakkelijk onderschat.
Honderden producten nemen behoorlijk wat plaats in.
Ga dus niet automatisch ervan uit dat alles wel in de koffer van een gewone wagen past. Ook een volumewagen kan bij een grote bestelling sneller vol zitten dan verwacht.
Vraag vooraf naar het aantal dozen of de omverpakking en schat op basis daarvan in welk transport jullie nodig hebben.
Sorteer alles vóór de eerste afhaling
Dit is waarschijnlijk de belangrijkste tip van allemaal.
Begin niet pas te zoeken wanneer iemand voor je staat.
Sorteer de bestellingen vooraf per naam, klas, leerjaar, ploeg of groep.
Bij een school kunnen bijvoorbeeld afzonderlijke tafels per leerjaar handig zijn. Bij een sportclub kun je per ploeg werken.
Maak de verschillende zones duidelijk herkenbaar met bordjes.
Wie binnenkomt, moet liefst meteen kunnen zien waar hij moet zijn.
Werk met twee afhaallijsten
Bij grotere acties raden we aan om niet met één enkele lijst te werken.
Voorzie per groep of leerjaar bijvoorbeeld:
één lijst gesorteerd op bestelnummer
én
één lijst alfabetisch op naam.
Zo kun je een bestelling op verschillende manieren snel terugvinden.
Spreek ook vooraf af hoe je registreert dat iets afgehaald werd.
Moet de klant tekenen? Zet de vrijwilliger een vinkje? Wordt de naam geschrapt?
Het systeem zelf hoeft niet ingewikkeld te zijn. Iedereen moet gewoon hetzelfde systeem gebruiken.
Check, check, dubbelcheck
Controleer vóór de afhaling of de individuele bestellingen correct samengesteld zijn.
Laat bij grotere acties liefst twee tot drie personen meekijken.
Eén fout tijdens het sorteren kan anders verderop voor verschillende ontbrekende of verkeerde bestellingen zorgen.
Een extra controle vooraf kost wat tijd, maar is veel gemakkelijker dan tijdens de afhaling proberen uit te zoeken waar een ontbrekend product terechtgekomen is.
Zorg voor één duidelijke flow
Denk even na over de route die iemand tijdens het afhalen volgt.
Bijvoorbeeld:
binnenkomen → aanmelden → juiste tafel → bestelling ontvangen → uitgang
Een aparte ingang en uitgang kan bij grote acties helpen om kruisend verkeer te vermijden.
Probeer vooral te voorkomen dat mensen die hun bestelling al hebben nog tussen de wachtenden moeten teruglopen.
Spreiden is hier de boodschap.
Wijs één algemene verantwoordelijke aan
Veel helpende handen zijn fantastisch, maar iemand moet het overzicht bewaren.
Voorzie daarom één algemene verantwoordelijke die:
de vrijwilligers vooraf kort brieft
weet wie welke taak heeft
supporters bij aankomst wegwijs maakt
vragen en uitzonderingen opvangt
het overzicht over de volledige afhaling bewaart
Zo hoeven vijf vrijwilligers niet tegelijk hun taak te verlaten wanneer iemand een probleem heeft.
Brief je vrijwilligers vóór de deuren opengaan
Communiceer vooraf duidelijk:
- Wie moet wanneer aanwezig zijn?
- Aan welke tafel staat iedereen?
- Wie controleert de lijsten?
- Wie haalt producten uit de voorraad?
- Wie ontvangt de supporters?
- Bij wie kunnen vrijwilligers terecht met een probleem?
Een briefing van tien minuten vóór de start kan tijdens de afhaling heel wat overleg besparen.
Stuur 1 à 2 dagen vooraf een reminder
Ga er niet vanuit dat iedereen de afhaaldatum die drie weken geleden in de oorspronkelijke verkoopmail stond nog kent.
Stuur één à twee dagen vóór de afhaling een korte herinnering.
Vermeld daarin opnieuw:
datum
tijdstip of tijdslot
locatie
waar mensen zich moeten aanmelden
eventuele praktische afspraken
Stuur de reminder niet alleen algemeen via jullie communicatiekanalen, maar indien mogelijk ook rechtstreeks naar de e-mailadressen waarmee besteld werd.
Vraag iedereen een eigen draagtas mee te brengen
Een heel eenvoudige tip die veel materiaal kan besparen: vraag supporters om zelf een stevige draagtas, bak of koelbox mee te brengen.
Dan hoeven jullie niet voor iedere bestelling draagtassen te voorzien.
Vraag bij jullie leverancier ook hoe de producten geleverd worden. Dozen of andere bruikbare omverpakking kunnen soms opnieuw gebruikt worden om grotere bestellingen mee te geven.
Hou gekoelde producten gekoeld
Verkopen jullie gekoelde producten zoals onze rollets? Hou dan ook tijdens de verdeling rekening met de koudeketen.
Zet niet 's morgens alle bestellingen klaar op tafels wanneer de afhaling pas uren later begint.
Bewaar de producten gekoeld en organiseer jullie systeem zo dat ze zo kort mogelijk buiten de koeling staan.
Wie een grotere bestelling komt ophalen of nog een eind moet rijden, kan best een koelbox of koeltas meebrengen.
Laat verkopers zelf verder verdelen
Hebben leerlingen, leden of ouders bestellingen verzameld bij familie, buren, vrienden en collega's?
Dan is het vaak veel eenvoudiger om hun volledige bestelling als één geheel klaar te zetten.
De verkoper haalt alles op en verdeelt daarna zelf verder onder zijn supporters.
Stel dat 100 leden samen 1.500 rollets verkopen. Dan organiseer je liever een afhaalmoment voor 100 verkopers dan voor misschien 500 afzonderlijke eindklanten.
Daarom kan het tijdens de verkoop al handig zijn om individuele bestellingen per verkoper te bundelen.
Probeer betalingen vóór het afhaalmoment af te ronden
Controleer vóór jullie definitieve bestelling wie betaald heeft en stuur indien nodig betalingsherinneringen.
Zo vermijd je dat de afhaalploeg tegelijk bestellingen moet zoeken, producten moet verdelen én nog allerlei betalingen moet opvolgen.
Zijn er toch openstaande bedragen? Markeer die duidelijk op de afhaallijst en spreek vooraf af wie de betaling afhandelt.
Wat met bestellingen die niet worden afgehaald?
Ook dit spreek je beter vooraf af dan op het einde van de afhaaldag.
- Kunnen niet-afgehaalde bestellingen gekoeld bewaard worden?
- Is er een tweede afhaalmoment?
- Moet de verkoper zijn klant zelf contacteren?
Een heel praktische tip: zet het telefoonnummer van de besteller op jullie afhaallijst.
Zijn er 15 à 30 minuten vóór het einde nog bestellingen niet opgehaald? Dan kun je die mensen even bellen.
Vaak blijkt iemand het gewoon vergeten te zijn en kan hij nog snel langskomen.
Sluit de verkoopactie ook inhoudelijk af
Het afhaalmoment is niet alleen een logistiek einde van jullie actie.
Vertel achteraf ook wat jullie samen gerealiseerd hebben.
Deel het resultaat bijvoorbeeld op sociale media en bedank iedereen die gekocht en verkocht heeft.
Nog sterker wordt het wanneer je later toont wat er met de opbrengst gebeurd is.
“Dankzij jullie hebben we €2.850 ingezameld voor nieuwe speeltoestellen.”
En wanneer die speeltoestellen er staan? Toon ze.
Zo zien supporters dat hun aankoop werkelijk iets mogelijk gemaakt heeft. Dat maakt de stap om jullie volgende verkoopactie opnieuw te steunen een stuk kleiner.
Evalueer terwijl alles nog vers in het geheugen zit
Neem na afloop even tijd met het organiserende team.
- Wat werkte goed?
- Waar ontstond een wachtrij?
- Welke lijst werkte het gemakkelijkst?
- Hadden jullie voldoende helpers?
- Was de locatie geschikt?
Noteer dat meteen en niet drie maanden later.
Wanneer jullie volgend jaar opnieuw een verkoopactie organiseren, hebben jullie zo al een kant-en-klaar vertrekpunt.
Een vlotte verdeling begint vóór de afhaaldag
De belangrijkste les is eenvoudig: het afhaalmoment zelf is niet het moment om jullie systeem nog te bedenken.
Plan jullie verdeelpunt vooraf, sorteer alle bestellingen vóór de eerste supporter arriveert, werk met duidelijke lijsten en bordjes en zorg dat iedere vrijwilliger zijn taak kent.
Dan wordt de verdeling geen chaotische laatste hindernis, maar het goed georganiseerde sluitstuk van jullie verkoopactie.
Op Boloverkoop vind je alle praktische informatie om jullie actie te organiseren én communicatiemateriaal en tips om jullie verkoop een extra boost te geven.